In der digitalen Welt müssen Unternehmen und Käufer stetig auf neue Verordnungen und Anforderungen gefasst sein. 2024 / 2025 ist ein aktuelles Beispiel dafür die Änderung der Zulässigkeit von elektronischen Rechnungen im PDF-Format, dafür wird bald eine neue Richtlinie auf den Weg gebracht. Diese Entwicklung bedeutet vor allem für die Buchhaltung eine Umstellung und wirft zugleich die Frage auf: Welche Alternative gibt es, wenn ab dem 01. 01. 2025 das PDF-Format als Rechnung nicht mehr ausreicht?

Die Elektronische Rechnung mit XRechnung & Co

Mit einer E-Rechnung wird die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Bisher waren E-Rechnungen im PDF-Format ein durchweg anerkanntes Mittel für Unternehmen, um Rechnungen digital zu versenden und zu empfangen. PDFs gelten als zuverlässig, leicht zu erstellen und sind in der Regel universell einsetzbar. Doch im Zuge der Digitalisierung und dem Bestreben nach höherer Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit in der Datenverarbeitung werden in der kommenden Richtlinie nun Formate gefordert, die eine noch bessere Integration der elektronischen Rechnungen in digitale Buchhaltungssysteme ermöglichen.

Die neuen Anforderungen rund um die E-Rechnung

Warum werden die Vorgaben zur elektronischen Rechnung geändert? Ziel dieser Einführung ist es Formate zu etablieren, die eine automatisierte Verarbeitung, Überprüfung und Archivierung von Rechnungsdaten ohne manuelle Eingriffe ermöglichen.

Die Pflicht zur Nutzung der neuen Alternativen gelten für Unternehmen im B2B-Bereich ab dem 01. 01. 2025 – doch wurden den Unternehmen mindestens bis zum 31. 12. 2026 Übergangsregelungen eingeräumt, um auf ein neues Format der Rechnung umzustellen.

Das sind die Alternativen zum PDF-Format, welche bereits durch das Bundesfinanzministerium bestätigt wurden:

Auch Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung wie EDI und Peppol können zukünftig eine Alternative sein. Gerade EDI ist schon seit vielen Jahren in der Industrie und im Handel etabliert, um Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine auszutauschen. Peppol hingegen ist noch recht neu auf dem Markt, entwickelt sich aber sehr schnell und ist auch über Deutschland hinaus bereits in der Anwendung.

Können die neuen Formate mit DocuWare kombiniert werden?

DocuWare ist eine fortschrittliche Dokumentenmanagement- und Workflow-Automatisierungssoftware. Diese Software unterstützt Unternehmen dabei, ihre Dokumentenprozesse zu digitalisieren zu optimieren. Durch eine stetige Weiterentwicklung und Optimierung ist die DMS Lösung bereits heute in der Lage, mit den Alternativen zum PDF-Format zu arbeiten. Denn das ist der große Vorteil an der DocuWare-Lösung: Die Software kann die Systeme, mit denen Sie in Ihrem Alltag arbeiten, nutzbringend zusammenführen.

E-Rechnungen 2024 & 2025: Für mehr Effizienz, Sicherheit & Transparenz in der Finanzbuchhaltung

Mit der Verabschiedung vom PDF-Format für E-Rechnungen wird der Schritt zu einer vollständig digitalisierten und automatisierten Buchhaltung geebnet. Unternehmen stehen nun vor der Aufgabe, ihre Systeme entsprechend anzupassen und zu entscheiden, welches der neuen Formate am besten zu den individuellen Bedürfnissen und strukturierten Prozessen passt.

Gerne unterstützen wir Sie auch im Bereich der Umstrukturierung Ihrer digitalen Finanzbuchhaltung. Sichern Sie sich die aktuellsten Informationen in puncto elektronische Rechnung aus erster Hand.