In vielen Unternehmen sind Drucker unverzichtbare Werkzeuge für den laufenden Betrieb. Doch ist der Druckbetrieb in manchen Fällen auch mit erheblichen, unerwarteten Kosten verbunden. Dieser Blog beleuchtet, wie Sie durch eine fundierte Auswahl und Nutzung Ihrer Drucker nicht nur Kosten senken, sondern auch Ihre betriebliche Effizienz steigern können.

1. Laser vs. Tintenstrahldrucker – Was lohnt sich wirklich?

Der erste Schritt zur Kostenreduktion ist die Auswahl des passenden Druckers. Dabei sollten die Kosten vor allem langfristig betrachtet werden. Tintenstrahldrucker sind in der Anschaffung oft günstiger, aber die Druckkosten pro Seite können höher sein, insbesondere bei hohem Druckvolumen. Laserdrucker hingegen sind bei der Anschaffung im Preis teurer, bieten jedoch niedrigere Kosten pro Seite und eine längere Lebensdauer bei intensiver Nutzung. Für Unternehmen, die viel drucken, kann sich ein Laserdrucker langfristig als kosteneffizienter erweisen.

Wie DOCUPLAN helfen kann:

Unsere Experten von DOCUPLAN bieten eine umfassende Beratung zur Auswahl des passenden Druckertyps für Ihre spezifischen Bedürfnisse.

2. Versteckte Kosten, die Sie kennen sollten

Neben den offensichtlichen Kosten für Tinte oder Toner gibt es eine Reihe von versteckten Kosten, die den Betrieb beim Druck teuer machen können. Dazu gehören die regelmäßige Wartung, die Notwendigkeit von Ersatzteilen, der Energieverbrauch und der Verschleiß von Druckköpfen. Auch der Zeitaufwand für die Verwaltung von Ihrem Drucker und die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit neuen Geräten sollte nicht unterschätzt werden.

Wie DOCUPLAN helfen kann:

Unsere Experten von DOCUPLAN bieten regelmäßige Wartungsdienste sowie Fernwartungslösungen an, um die Ausfallzeiten zu minimieren und teure Reparaturen zu vermeiden. Ihre proaktive Wartung sorgt dafür, dass Ihre Geräte stets effizient arbeiten, wodurch langfristig versteckte Kosten vermieden werden.

3. Effizienzsteigerung – So sparen Sie bei jedem Druck

Effizientes Drucken beginnt bei der optimalen Einstellung Ihrer Geräte. Funktionen wie Duplexdruck (beidseitiges Drucken), der Entwurfsmodus für interne Dokumente oder das Drucken in Schwarz-Weiß statt Farbe können die Druckkosten erheblich senken. Darüber hinaus kann der Einsatz von Druckmanagement-Software helfen, den Überblick über Druckaufträge zu behalten und unnötiges Drucken zu vermeiden.

Wie DOCUPLAN helfen kann:

Unsere Experten von DOCUPLAN unterstützen Sie bei der Implementierung und Optimierung von Druckmanagementsystemen, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Sie bieten auch Schulungen für Ihre Mitarbeiter an, um sicherzustellen, dass diese die vorhandenen Druckressourcen effizient nutzen.

4. Nachhaltigkeit zahlt sich aus

Nachhaltigkeit ist nicht nur ein Modewort, sondern ein auch eine effektive Möglichkeit zum Sparen – sowohl beim Laserdrucker oder auch Tintenstrahldrucker. Der Einsatz von recyceltem Papier und umweltfreundlichen Tonern sowie Tinte kann die Betriebskosten senken. Zudem können umweltfreundliche Drucker mit Energieeffizienzlabels wie dem Blauen Engel oder Energy Star langfristig den Stromverbrauch und somit die Betriebskosten senken. Auch die Implementierung von Digitalen Workflows zur Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zur Kostensenkung bei.

Wie DOCUPLAN helfen kann:

Unsere Experten von DOCUPLAN bieten eine Reihe von umweltfreundlichen Drucklösungen an, einschließlich energieeffizienter Geräte und Recyclingprogrammen für Toner und Papier. Darüber hinaus können sie Ihnen helfen, Ihre Workflows zu digitalisieren, um den Papierverbrauch weiter zu reduzieren und so sowohl Kosten als auch Umweltbelastung zu senken.

5. Mieten vs. Kaufen – Eine Kostenanalyse

Viele Unternehmen stehen vor der Entscheidung, ob sie Drucker kaufen oder mieten sollen. Ein Kauf erfordert eine höhere Anfangsinvestition, bietet jedoch langfristig Kostenvorteile, wenn das Gerät intensiv genutzt wird und lange hält. Das Mieten eines Druckers kann hingegen Flexibilität bieten, insbesondere wenn es um die Anpassung an sich verändernde Bedürfnisse oder den Zugriff auf Wartungsdienste ohne zusätzliche Kosten geht. Eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse hilft dabei, die richtige Entscheidung zu treffen.

Wie DOCUPLAN helfen kann:

Unsere Experten von DOCUPLAN bieten Ihnen flexible Miet- und Leasingmodelle für Drucker an, die an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden können. Sie beraten Sie umfassend, ob Mieten oder Kaufen für Ihr Unternehmen sinnvoller ist, und bieten in beiden Fällen transparente Kostenmodelle, die Ihnen helfen, finanzielle Planungssicherheit zu gewinnen.

Zusätzliche Tipps:

• Kostenkontrolle durch regelmäßige Überprüfung:
  Unternehmen sollten ihre Druckkosten regelmäßig überprüfen, um ineffiziente Prozesse zu identifizieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
• Implementierung eines Druckmanagementsystems:
  Durch die Einführung eines zentralen Druckmanagementsystems können Sie den Überblick über die Druckkosten behalten und unnötige Ausgaben reduzieren.
• Schulung der Mitarbeiter:
  Klären Sie Ihre Mitarbeiter über kostensparende Druckpraktiken auf. Dies kann beinhalten, wann Farbe wirklich notwendig ist oder wie sie unnötige Ausdrucke vermeiden können.

Behalten Sie Ihre Druckkosten im Blick, mit DOCUPLAN

DOCUPLAN unterstützt Sie bei der Einführung eines maßgeschneiderten Druckmanagementsystems, das Ihnen hilft, Ihre Kosten beim Druck kontinuierlich zu überwachen und zu optimieren. Zudem bieten sie regelmäßige Schulungen und Support, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand bei der Nutzung der Drucker sind.

Fazit: Mit einer bewussten Auswahl der richtigen Drucktechnologie und durch die Implementierung effizienter Druckprozesse können Unternehmen ihre Druckkosten signifikant senken. Nachhaltigkeit und die regelmäßige Überprüfung von Druckgewohnheiten tragen zusätzlich dazu bei, dass Ihr Unternehmen nicht nur ökonomisch, sondern auch ökologisch sinnvoll agiert. Mit den Lösungen und der Expertise von DOCUPLAN sind Sie bestens ausgestattet, um diese Ziele zu erreichen.