Im Dschungel der digitalen Lösungen fehlt Ihnen der Überblick zwischen den Begrifflichkeiten? Und auch zwischen einer E-Akte und einer DMS-Lösung gibt es für Sie keinen Unterschied? Im Folgenden bieten wir Ihnen eine Einführung in die Möglichkeiten und Vorteile der elektronischen Aktenführung.
E-Akte und DMS: Elektronische Aktenführung für Unternehmen
Warum sind sich eine E-Akte und eine DMS-Lösung auf den ersten Blick so ähnlich? Eine E-Akte ist eine elektronische Akte und eine DMS-Lösung ist ein Dokumentenmanagement-System. Beide Varianten sind Konzepte für die digitale Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Dennoch gibt es grundlegende Unterschiede:
Mit der E-Akte wird in erster Linie die Verwaltung von elektronischen Akten und Aktenstrukturen ermöglicht. Sie gewährleistet die digitale Erfassung, Speicherung, Verwaltung und den Zugriff auf Informationen im Zusammenhang mit einer bestimmten Akte oder einem Fall.
Eine DMS-Lösung ermöglicht jedoch noch mehr Funktionen, auch unabhängig von einer spezifischen Akte oder einem Fall.
Die E-Akte ermöglicht es Ihrem Unternehmen, den täglichen Papierkram zu reduzieren und Informationen schneller auffindbar zu machen. Das Ziel ist es, den Verwaltungsprozess zu verbessern und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu erleichtern.
Dahingegen beschränkt sich eine DMS-Lösung nicht lediglich auf eine spezielle Branche, sondern kann in vielfältigen Unternehmen für die Dokumentenverwaltung eingesetzt werden.
Bei einer E-Akte bleibt weiterhin die physische Aktenstruktur erhalten, wenn auch in digitaler Form. Dies bedeutet, dass die Dokumente in einer hierarchischen Struktur organisiert werden, welche in ihrer optischen Darstellung einer physischen Akte gleichen.
Anders ist es bei einer DMS-Lösung, welche die Verwaltung in einer flachen Struktur, mit Verwendung von Metadaten und Indexierung, organisiert. Hier können die Dokumente über Schlagwörter, Kategorien oder andere spezifische Merkmale strukturiert und gesucht werden.
Eine E-Akte ist oft eng mit den internen Prozessen verbunden. Dadurch ist sie an die internen Anforderungen angepasst, ist aber auch weniger flexibel, wenn die Struktur auf andere Geschäftsbereiche ausgeweitet werden soll.
Durch eine DMS-Lösung wird die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit ermöglicht, um die Dokumentenverwaltung an individuelle Anforderungen anzupassen. Dadurch lässt sich ein DMS leicht an die bestehende IT-Infrastruktur anpassen.
Welche Lösung eignet sich für Ihr Unternehmen?
Werfen Sie einen genauen Blick auf Ihre bestehende IT: Wie gut können E-Akte oder DMS damit integriert werden?
Generell sollten Sie bei der Wahl zwischen E-Akte und DMS darauf achten, für welche Verwendung das Management vorgesehen ist. Vor allem sollten Sie sich vorab Gedanken dazu machen, ob Sie die Funktionen des Systems in mehreren Unternehmensbereichen verwenden wollen.
Die E-Akte ist insbesondere an die Anforderungen in Behörden, Justiz oder ähnlichen Institutionen angepasst. Dahingegen eignet sich die DMS-Lösung für zahlreiche Branchen und kann hier für mehr Organisation zahlreicher Dokumente sorgen.
Welche Arten von DMS gibt es?
Sie entscheiden sich für ein DMS? Dann haben wir die Möglichkeiten für Sie zur Auswahl:
Solche DMS-Systeme werden auf den eigenen Servern Ihres Unternehmens installiert und verwaltet. Hierdurch haben Sie die volle Kontrolle über die DMS-Infrastruktur. Aus diesem Grunde sind On-Premises DMS die erste Wahl für Organisationen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit. Allerdings müssen Sie hier mit hohen Anschaffungskosten rechnen, da Sie die Hardware und Software vollständig erwerben müssen.
Mit cloud-basierter DMS können Sie Ihr System bei einem externen Drittanbieter hosten lassen. Dadurch reduzieren Sie Ihre Anschaffungskosten auf ein Minimum. Hierdurch wird der einfache Zugriff von überall möglich.
Das hybride DMS ist eine Kombination aus On-Premises und cloud-basierten Systemen. Hier können sensible Daten auf Ihrem eigenen Server gespeichert werden, während andere Funktionen in der Cloud gehostet werden, um die Flexibilität und Mobilität zu verbessern.
Es gibt DMS-Typen, welche speziell für bestimmte Branchen entwickelt wurden. Dadurch erfüllen diese die vorgegebenen Anforderungen und Vorschriften. Beispiele hierfür sind DMS für den medizinischen Sektor, die strenge Datenschutzgesetze einhalten müssen. Es gibt auch DMS für juristische Anforderungen, die speziell für Kanzleien und Rechtsabteilungen ausgelegt sind.
Open-Source DMS können Sie durch einen frei verfügbaren Quellcode anlegen, was Unternehmen die Möglichkeit gibt, das System nach ihren spezifischen Bedürfnissen anzupassen. Sie sind oft kostengünstiger als die Alternativen. Doch muss hier auch eine enorme Eigenleistung erbracht werden.
Oft sind integrierte DMS Teil eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM), eines Customer Relationship Managements (CRM) oder eines Enterprise Resource Plannung (ERP). Dadurch können Sie den Datenaustausch zwischen den unterschiedlichen Geschäftsprozessen vereinfachen – damit steigern Sie die Effizienz.
Diese DMS-Systeme benötigen einen Webbrowser als Benutzeroberfläche und ermöglichen dadurch den ungehinderten Zugriff auf Dokumente. Vor allem Unternehmen mit vielen Mitarbeitern im Homeoffice, die es gerne einfach haben, profitieren.
Bei der Wahl des passenden DMS-Typs für Ihr Unternehmen sollten Sie besonders auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen achten. Dazu gehören beispielsweise Branchenvorschriften, die IT-Infrastruktur und das Budget.
Ist ein ECM eine Alternative? Was ist der Unterschied zwischen DMS und ECM?
Geht noch mehr als DMS? Ganz einfach gesagt, kann ein ECM als eine Erweiterung von E-Akten und DMS Lösungen betrachtet werden. Mit einem ECM geht man über das reine Dokumentenmanagement hinaus – es umfasst oft auch Werkzeuge wie ein Web-Content-Management, Records Management, Workflows-Automatisierungen und Collaboration.
Warum setzen wir dennoch auf DMS Lösungen? Ein DMS ist besonders für Unternehmen geeignet, die hauptsächlich mit dokumentenbasierten Informationen arbeiten. Es ist weniger komplex und dadurch auch einfacher zu bedienen als ein ECM. Zudem ist ein DMS kostengünstiger, was diese Lösung vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv gestaltet, welche nicht das Budget oder die Ressourcen für ein großes ECM haben. Zudem sind Implementierung, Wartung und Support um vieles einfacher, denn sowohl Aufwand, Kosten als auch potenziell gkomplizierte Updates halten sich hier in Grenzen.
Service von DOCUPLAN – Ihre individuelle Beratung
Suchen Sie nach der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen? Wir bieten unsere Expertise und unseren Service, um Ihnen zu einem papierlosen und geordneten Büro zu verhelfen. Nehmen Sie Kontakt auf und finden Sie Ihre Lösung zur elektronischen Akten-Verwaltung. Auf Wunsch helfen wir Ihnen auch bei einer gründlichen Bedarfsanalyse.
